Términos del servicio

Términos y Condiciones del Servicio de CLINICMED PRO

Estos Términos y Condiciones regulan el acceso, contratación, uso y administración de CLINICMED PRO, una plataforma tecnológica orientada a la gestión clínica, administrativa y operativa de clínicas, consultorios, centros médicos, profesionales de salud e instituciones usuarias.

1. Aceptación de los términos

Al acceder al sitio web, solicitar información, agendar una demostración, contratar, crear una cuenta, ingresar a la plataforma o utilizar cualquier funcionalidad de CLINICMED PRO, el usuario, cliente o entidad contratante acepta quedar sujeto a estos Términos y Condiciones, así como a la Política de Privacidad vigente de CLINICMED PRO.

Si una persona utiliza CLINICMED PRO en nombre de una clínica, consultorio, empresa, institución o tercero, declara que cuenta con autorización suficiente para aceptar estos términos en representación de dicha entidad.

Si el usuario no está de acuerdo con estos Términos y Condiciones, debe abstenerse de utilizar el sitio, solicitar servicios, crear cuentas o acceder a la plataforma.

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2. Identidad del proveedor

El proveedor del servicio es:

Para efectos de estos términos, “CLINICMED PRO”, “nosotros”, “nuestro” o “la plataforma” se refiere al proveedor tecnológico del sistema de gestión clínica y de los servicios relacionados ofrecidos a través del sitio web, canales comerciales, soporte, implementación y plataforma digital.

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3. Descripción del servicio

CLINICMED PRO es una plataforma tecnológica diseñada para apoyar la gestión clínica, administrativa y operativa de clínicas, consultorios y centros de atención. Dependiendo del plan contratado, configuración y módulos disponibles, el servicio puede incluir funcionalidades como:

• Gestión de pacientes.
• Agenda y control de citas.
• Expedientes, notas y registros clínicos.
• Gestión de consultas, procedimientos o tratamientos.
• Odontograma y seguimiento de tratamientos dentales, cuando aplique.
• Control de caja, pagos, recibos y reportes administrativos.
• Gestión de documentos.
• Plantillas reutilizables.
• Reportes operativos, administrativos o gerenciales.
• Gestión multiusuario y, cuando aplique, multisucursal.
• Soporte de implementación y acompañamiento técnico.
• Actualizaciones de plataforma conforme al plan contratado.

Las funcionalidades específicas, límites, módulos, precios, soporte, condiciones comerciales, tiempos de implementación y alcances técnicos dependerán del plan contratado, propuesta comercial, contrato, orden de servicio o acuerdo vigente entre CLINICMED PRO y el cliente.

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4. Naturaleza tecnológica del servicio

CLINICMED PRO es un proveedor de software y servicios tecnológicos. La plataforma organiza, procesa, almacena o presenta información ingresada por los usuarios autorizados, pero no reemplaza el juicio clínico, administrativo, contable, fiscal, legal o profesional de los clientes.

El uso de CLINICMED PRO no convierte a CLINICMED PRO en una clínica, hospital, consultorio, aseguradora, prestador de servicios médicos, entidad de emergencia, profesional de salud, asesor legal, asesor fiscal ni responsable directo de las decisiones clínicas adoptadas por los clientes o usuarios.

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5. Usuarios, cuentas y accesos

Para utilizar la plataforma, el cliente podrá crear o solicitar cuentas de acceso para usuarios autorizados. Cada usuario es responsable de utilizar su cuenta de forma personal, segura y conforme a los permisos asignados.

El cliente es responsable de:

• Designar administradores internos de la cuenta.
• Crear, modificar, suspender o eliminar usuarios cuando corresponda.
• Asignar roles y permisos adecuados según funciones reales.
• Evitar cuentas compartidas entre varios usuarios.
• Retirar accesos a personal que deje de trabajar con la clínica o entidad.
• Notificar de inmediato cualquier uso no autorizado o sospecha de compromiso de credenciales.

CLINICMED PRO podrá solicitar validaciones adicionales para proteger cuentas, restaurar accesos, modificar permisos o atender incidencias de seguridad.

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6. Contratación, planes, precio y demostraciones

CLINICMED PRO puede ofrecer información comercial, demostraciones, propuestas, planes base, precios promocionales, servicios adicionales o condiciones especiales según el mercado, tipo de cliente, volumen, módulos requeridos, implementación, soporte y alcance contratado.

La solicitud de una demo o el envío de un formulario no obliga a CLINICMED PRO a prestar el servicio, ni obliga al solicitante a contratar, salvo que exista aceptación expresa de una propuesta, contrato, formulario de alta, pago inicial u otro mecanismo comercial acordado.

Cuando se indique un precio base en el sitio web, dicho precio podrá corresponder únicamente al plan inicial o modalidad indicada. Funcionalidades adicionales, usuarios, sucursales, migraciones, integraciones, parametrizaciones especiales, capacitaciones adicionales, desarrollos personalizados, soporte extendido o servicios profesionales podrán tener costos independientes.

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7. Pagos, facturación y renovaciones

Los pagos deberán realizarse conforme al plan, periodicidad, moneda, medio de pago, fecha de vencimiento y condiciones establecidas en la propuesta comercial, contrato, factura, orden de servicio o acuerdo aplicable.

CLINICMED PRO podrá ofrecer planes mensuales, anuales, implementación inicial, precio base, servicios adicionales o cargos complementarios. La falta de pago oportuno podrá generar suspensión temporal del servicio, limitación de funcionalidades, cargos por reactivación o terminación de la relación comercial, según el acuerdo aplicable.

Salvo que exista un acuerdo escrito diferente, los pagos realizados por implementación, configuración, capacitación, desarrollos personalizados, servicios profesionales o periodos ya iniciados no serán reembolsables.

Los impuestos, retenciones, tasas, comisiones bancarias, cargos de pasarela de pago, costos de transferencia o cargos de terceros serán responsabilidad del cliente cuando correspondan.

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8. Implementación, capacitación y soporte

La implementación puede incluir actividades como configuración inicial, alta de usuarios, parametrización, capacitación, acompañamiento, carga inicial de datos, revisión de flujos o asistencia técnica, según el alcance contratado.

El cliente deberá proporcionar información completa, exacta y oportuna para facilitar la implementación. Retrasos en la entrega de información, falta de disponibilidad del equipo del cliente, cambios de alcance o dependencia de proveedores externos pueden afectar tiempos de salida en vivo, capacitación o puesta en operación.

El soporte técnico se prestará a través de los canales habilitados por CLINICMED PRO. El alcance, tiempos de respuesta, horarios, niveles de servicio y prioridades podrán variar según el plan contratado o acuerdo vigente.

El soporte no incluye, salvo acuerdo expreso, consultoría médica, auditoría clínica, asesoría legal, asesoría fiscal, reestructuración operativa de la clínica, recuperación de procesos internos no documentados, soporte a equipos del cliente, conectividad local, capacitación ilimitada o desarrollos personalizados.

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9. Obligaciones del cliente

El cliente se compromete a utilizar CLINICMED PRO de forma legal, ética, segura y conforme a estos términos, al contrato aplicable y a la normativa vigente en su país o sector.

El cliente será responsable de:

• Ingresar información correcta, completa y actualizada.
• Verificar la exactitud de expedientes, citas, pagos, reportes y documentos generados.
• Obtener consentimientos, autorizaciones y avisos necesarios frente a pacientes, colaboradores y usuarios.
• Definir roles, permisos y accesos internos.
• Capacitar a su personal en el uso correcto de la plataforma.
• Usar la información generada por la plataforma con criterio profesional.
• Cumplir obligaciones sanitarias, laborales, fiscales, contables, regulatorias y de protección de datos.
• Mantener procedimientos internos de respaldo, auditoría, revisión y control cuando sean necesarios.
• No utilizar la plataforma para actividades ilegales, fraudulentas, abusivas o no autorizadas.

El cliente reconoce que los resultados, reportes, expedientes, registros o datos generados en la plataforma dependen en gran medida de la calidad, oportunidad y exactitud de la información ingresada por sus propios usuarios.

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10. Uso aceptable del servicio

El usuario y el cliente se comprometen a no utilizar CLINICMED PRO para:

• Infringir leyes, regulaciones, derechos de terceros o disposiciones sanitarias aplicables.
• Ingresar información falsa, ilícita, ofensiva, discriminatoria, fraudulenta o no autorizada.
• Acceder a cuentas, datos, expedientes o módulos para los cuales no tenga autorización.
• Compartir credenciales o permitir accesos no autorizados.
• Intentar vulnerar la seguridad, estabilidad, disponibilidad o integridad de la plataforma.
• Realizar ingeniería inversa, copiar, modificar, distribuir o explotar el software sin autorización.
• Usar la plataforma para spam, phishing, malware, scraping o actividades automatizadas abusivas.
• Interferir con el uso del servicio por otros clientes o usuarios.
• Utilizar la plataforma para almacenar contenido ajeno al propósito clínico, administrativo u operativo contratado.

CLINICMED PRO podrá suspender o restringir accesos cuando detecte uso indebido, riesgo de seguridad, incumplimiento contractual, actividad sospechosa o requerimiento legal aplicable.

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11. Datos clínicos, expedientes y responsabilidad sanitaria

Cuando el cliente utilice CLINICMED PRO para gestionar información clínica, expedientes, citas, antecedentes, tratamientos, odontogramas, documentos médicos o datos de pacientes, el cliente será responsable de determinar la legitimidad, finalidad, exactitud, conservación, acceso y uso de dicha información.

CLINICMED PRO no valida ni certifica diagnósticos, tratamientos, decisiones médicas, planes de atención, notas clínicas, recetas, procedimientos, criterios odontológicos, decisiones administrativas o cualquier acto profesional realizado por la clínica, sus colaboradores o usuarios autorizados.

El cliente debe mantener políticas internas para documentación clínica, consentimiento informado, confidencialidad, acceso a expedientes, corrección de registros, conservación documental, atención a pacientes, auditorías y cumplimiento normativo.

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12. Privacidad y protección de datos

El tratamiento de datos personales se regirá por la Política de Privacidad vigente de CLINICMED PRO, así como por los contratos, anexos de tratamiento de datos, acuerdos de confidencialidad o documentos aplicables entre CLINICMED PRO y el cliente.

Cuando CLINICMED PRO actúe como proveedor tecnológico, encargado, procesador, business associate o figura equivalente, procesará la información conforme a las instrucciones documentadas del cliente, al contrato aplicable y a la legislación correspondiente.

El cliente es responsable de contar con avisos de privacidad, consentimientos, bases legales, autorizaciones y mecanismos de atención de derechos frente a sus pacientes, colaboradores, proveedores y usuarios internos.

Los usuarios no deben enviar información clínica sensible, diagnósticos, expedientes, recetas, resultados, imágenes médicas ni datos de pacientes a través de formularios comerciales del sitio web.

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13. Seguridad, credenciales y accesos

CLINICMED PRO implementa medidas razonables de seguridad técnica, administrativa y organizativa para proteger la plataforma. Sin embargo, la seguridad también depende del uso responsable de cada cliente y usuario.

El cliente y sus usuarios deben:

• Usar contraseñas robustas y confidenciales.
• No compartir credenciales.
• Cerrar sesión en equipos compartidos o públicos.
• Asignar permisos mínimos necesarios según función.
• Revisar periódicamente usuarios activos.
• Notificar accesos sospechosos o incidentes de seguridad.
• Mantener actualizados sus equipos, navegadores y redes internas.

CLINICMED PRO no será responsable por accesos indebidos derivados de negligencia del cliente, credenciales compartidas, dispositivos comprometidos, redes inseguras, malware, phishing, uso de contraseñas débiles o incumplimiento de buenas prácticas por parte de usuarios autorizados.

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14. Integraciones, servicios de terceros y conectividad

CLINICMED PRO puede integrarse o interactuar con servicios de terceros, tales como pasarelas de pago, servicios de correo, herramientas de mensajería, almacenamiento, analítica, facturación, calendarios, plataformas externas, APIs u otros sistemas del cliente.

El funcionamiento de dichas integraciones puede depender de configuraciones, permisos, credenciales, disponibilidad, cambios técnicos, políticas, costos o limitaciones impuestas por terceros. CLINICMED PRO no garantiza la continuidad de servicios externos que no estén bajo su control directo.

El cliente será responsable de mantener vigentes sus cuentas, licencias, permisos, credenciales y condiciones contractuales con proveedores externos cuando sean necesarios para la operación integrada del servicio.

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15. Disponibilidad, mantenimiento y actualizaciones

CLINICMED PRO procurará mantener la plataforma disponible de forma razonable y estable. No obstante, el servicio puede verse afectado por mantenimientos programados, actualizaciones, fallas técnicas, incidentes de seguridad, problemas de conectividad, proveedores externos, fuerza mayor o situaciones fuera del control razonable de CLINICMED PRO.

CLINICMED PRO podrá realizar actualizaciones, mejoras, ajustes técnicos, correcciones, cambios visuales, optimizaciones o modificaciones funcionales para mantener, mejorar o proteger la plataforma.

Cuando sea razonablemente posible, CLINICMED PRO podrá notificar mantenimientos relevantes o interrupciones planificadas a través de sus canales habituales.

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16. Propiedad intelectual

CLINICMED PRO, su software, diseño, estructura, funcionalidades, interfaces, documentación, contenidos, marcas, nombres comerciales, elementos gráficos, textos, bases tecnológicas, procesos y materiales son propiedad de CLINICMED PRO o de sus licenciantes, salvo indicación expresa en contrario.

El cliente recibe únicamente un derecho limitado, no exclusivo, no transferible y revocable de uso de la plataforma durante la vigencia de la relación comercial y conforme al plan contratado.

El cliente no adquiere derechos de propiedad sobre el software, código fuente, diseño, marca, metodología, documentación, arquitectura, componentes, mejoras, actualizaciones o elementos tecnológicos de CLINICMED PRO.

La información, datos, expedientes, registros y contenidos ingresados por el cliente o sus usuarios seguirán perteneciendo al cliente o a los titulares correspondientes, según la legislación y acuerdos aplicables.

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17. Confidencialidad

Las partes podrán acceder a información confidencial durante la relación comercial, incluyendo datos técnicos, comerciales, operativos, administrativos, financieros, clínicos o estratégicos.

CLINICMED PRO se compromete a tratar la información confidencial del cliente con medidas razonables de protección y a utilizarla únicamente para prestar, mantener, mejorar, soportar o cumplir el servicio contratado, salvo autorización del cliente u obligación legal aplicable.

El cliente también deberá proteger información confidencial de CLINICMED PRO, incluyendo credenciales, documentación técnica, materiales de capacitación, propuestas comerciales, precios no públicos, metodologías, procesos y cualquier información marcada o razonablemente entendida como confidencial.

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18. Suspensión, cancelación o terminación del servicio

CLINICMED PRO podrá suspender, limitar o terminar el acceso al servicio cuando exista:

• Falta de pago.
• Incumplimiento de estos términos o del contrato aplicable.
• Uso indebido, abusivo, ilegal o riesgoso de la plataforma.
• Riesgo para la seguridad, integridad o disponibilidad del servicio.
• Solicitud de autoridad competente.
• Finalización del periodo contratado.
• Decisión comercial de no renovación, conforme a los acuerdos aplicables.

En caso de terminación, el cliente será responsable de solicitar, respaldar o exportar la información que le corresponda dentro de los plazos y condiciones aplicables. CLINICMED PRO podrá conservar cierta información durante el tiempo necesario para cumplir obligaciones legales, resolver disputas, mantener evidencias o proteger derechos legítimos.

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19. Limitación de responsabilidad

En la medida permitida por la legislación aplicable, CLINICMED PRO no será responsable por daños indirectos, incidentales, especiales, punitivos, consecuenciales, pérdida de ingresos, pérdida de oportunidades, interrupción de negocio, pérdida de datos atribuible al cliente, decisiones clínicas incorrectas, errores de captura, uso indebido del sistema, fallas de terceros o incumplimientos internos del cliente.

CLINICMED PRO no garantiza que la plataforma estará libre de errores en todo momento, que cumplirá todos los requerimientos particulares no documentados del cliente, que sustituirá controles internos, que evitará por sí sola incumplimientos legales o que resolverá deficiencias operativas ajenas al sistema.

La responsabilidad total de CLINICMED PRO, cuando legalmente proceda, estará limitada al monto efectivamente pagado por el cliente por el servicio afectado durante el periodo determinado en el contrato aplicable o, en ausencia de dicho periodo, durante los tres meses anteriores al evento que dio origen al reclamo.

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20. Cambios en estos términos o en el servicio

CLINICMED PRO podrá actualizar estos Términos y Condiciones para reflejar cambios legales, técnicos, comerciales, operativos, de seguridad, funcionalidad o servicio.

La versión actualizada será publicada en esta misma página con la fecha de última actualización. Cuando los cambios sean sustanciales, CLINICMED PRO podrá comunicarlo mediante correo electrónico, aviso en el sitio, notificación dentro de la plataforma o cualquier otro medio razonable.

El uso continuado del sitio, servicios o plataforma después de la publicación de cambios implica aceptación de los términos actualizados, salvo que la legislación aplicable exija un mecanismo distinto.

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21. Legislación aplicable y resolución de controversias

Estos Términos y Condiciones se interpretarán conforme a la legislación aplicable según el domicilio de CLINICMED PRO, el país del cliente, el contrato celebrado, la naturaleza del servicio y las normas obligatorias que correspondan.

CLINICMED PRO tiene domicilio fiscal en Atlanta, Georgia, USA. Cuando sus servicios sean utilizados por clientes, usuarios o titulares ubicados en México, Nicaragua, Estados Unidos u otros países, podrán aplicar disposiciones adicionales de protección de datos, privacidad, salud, comercio electrónico, contratación, consumo, fiscalidad, confidencialidad o regulación sanitaria.

En caso de controversia, las partes procurarán resolverla inicialmente mediante comunicación directa y de buena fe. Si existe contrato escrito entre CLINICMED PRO y el cliente, prevalecerán los mecanismos de resolución de disputas, jurisdicción, arbitraje, mediación o ley aplicable establecidos en dicho contrato.

Si no existe contrato específico, cualquier controversia se someterá a las autoridades competentes conforme a las normas aplicables y al domicilio fiscal de CLINICMED PRO, sin perjuicio de derechos obligatorios que correspondan al usuario o cliente por legislación local.

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