Política de privacidad

Política de Privacidad y Aviso de Privacidad de CLINICMED PRO

En CLINICMED PRO valoramos la privacidad, confidencialidad y seguridad de la información personal. Esta Política de Privacidad explica cómo recopilamos, usamos, almacenamos, protegemos y, cuando corresponde, compartimos datos personales relacionados con nuestro sitio web, formularios de contacto, solicitudes comerciales, demostraciones, servicios de soporte, uso de nuestra plataforma de gestión clínica y el servicio de recordatorios de citas por WhatsApp.

1. Identidad del responsable

Para efectos de la presente Política de Privacidad, el responsable del tratamiento de los datos personales recabados a través del sitio web y canales comerciales de CLINICMED PRO es:

Cuando CLINICMED PRO presta servicios tecnológicos a clínicas, consultorios, centros médicos, profesionales de salud o instituciones contratantes, dichas entidades pueden actuar como responsables directos de los datos de sus pacientes, colaboradores y usuarios internos. En esos casos, Clinic Med Pro, LLC actúa como proveedor tecnológico, encargado del tratamiento, procesador de datos, business associate o figura equivalente, según el contrato aplicable y la legislación correspondiente.

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2. Alcance de esta política

Esta Política de Privacidad aplica a:

• Personas que visitan el sitio web de CLINICMED PRO.
• Personas que llenan formularios de contacto, solicitud de demo o cotización.
• Prospectos, clientes y usuarios autorizados de la plataforma.
• Comunicaciones comerciales, técnicas, administrativas y de soporte.
• Tratamiento de información dentro de la plataforma, cuando CLINICMED PRO actúe como proveedor tecnológico.
• Recordatorios de citas enviados por WhatsApp en nombre de las clínicas usuarias.

Esta política no sustituye contratos, acuerdos de confidencialidad, acuerdos de tratamiento de datos, términos de servicio, acuerdos de business associate, políticas internas de clínicas usuarias ni obligaciones legales específicas que puedan aplicar según el país, sector, tipo de dato o relación contractual.

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3. Datos personales que podemos recopilar

CLINICMED PRO puede recopilar datos personales directamente del titular, de sus clientes contratantes, de usuarios autorizados de la plataforma o mediante el uso del sitio web y canales digitales.

3.1 Datos recopilados mediante formularios web

• Nombre completo.
• Número de teléfono.
• Correo electrónico.
• Nombre de clínica, consultorio, empresa o institución.
• Mensaje, consulta o información proporcionada voluntariamente.
• País, ciudad o ubicación general, cuando sea proporcionada o inferida por medios técnicos.

3.2 Datos comerciales y administrativos

• Datos de contacto de prospectos y clientes.
• Información de facturación, pagos, planes contratados y condiciones comerciales.
• Historial de comunicaciones, solicitudes, demos, reuniones y soporte.
• Datos de representantes, administradores o usuarios autorizados por el cliente.

3.3 Datos técnicos y de navegación

• Dirección IP.
• Tipo de navegador y dispositivo.
• Sistema operativo.
• Páginas visitadas dentro del sitio.
• Fecha, hora y duración de navegación.
• Cookies, píxeles, identificadores o tecnologías similares.
• Registros técnicos necesarios para seguridad, auditoría y funcionamiento de la plataforma.

3.4 Datos procesados dentro de la plataforma

Dependiendo de la configuración, módulos contratados y uso que cada cliente haga de CLINICMED PRO, la plataforma puede procesar información relacionada con:

• Pacientes.
• Citas y agenda médica.
• Expedientes, notas clínicas, antecedentes, tratamientos o información de atención.
• Consultas, servicios prestados y evolución de atención.
• Documentos administrativos o clínicos cargados por el cliente.
• Pagos, recibos, caja, cuentas y reportes administrativos.
• Usuarios internos, roles, permisos y bitácoras de actividad.
• Datos necesarios para enviar recordatorios de citas por WhatsApp, cuando la clínica activa ese módulo (ver sección 8).

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4. Finalidades del tratamiento

Los datos personales podrán ser tratados para las siguientes finalidades primarias, necesarias para atender solicitudes, prestar servicios y mantener la relación comercial o contractual:

• Responder solicitudes de información, cotización o demostración.
• Contactar a prospectos interesados en CLINICMED PRO.
• Agendar, confirmar y dar seguimiento a demos o reuniones comerciales.
• Crear, administrar y mantener cuentas de cliente y usuarios autorizados.
• Prestar servicios de implementación, capacitación, soporte técnico y atención al cliente.
• Enviar, en nombre de la clínica usuaria, recordatorios de citas por WhatsApp y registrar su confirmación o cancelación.
• Gestionar pagos, facturación, renovaciones, cobros y administración contractual.
• Operar, mantener, mejorar y asegurar la plataforma.
• Monitorear el funcionamiento técnico, prevenir fraudes, accesos no autorizados o incidentes de seguridad.
• Cumplir obligaciones legales, fiscales, contables, administrativas o regulatorias aplicables.
• Atender requerimientos de autoridad competente, cuando legalmente corresponda.

Además, podremos tratar datos personales para finalidades secundarias, siempre que la legislación aplicable lo permita o se cuente con el consentimiento correspondiente:

• Enviar comunicaciones comerciales, educativas o informativas sobre CLINICMED PRO.
• Compartir novedades, mejoras, actualizaciones, materiales, guías o invitaciones a eventos.
• Realizar encuestas de satisfacción, análisis de servicio o estudios internos de mercado.
• Medir la efectividad de campañas digitales, contenidos del sitio web y formularios de conversión.

Las finalidades secundarias no aplican a los datos de recordatorios de citas por WhatsApp, que se usan exclusivamente según lo descrito en la sección 8.

El titular podrá oponerse al tratamiento de sus datos para finalidades secundarias escribiendo a privacidad@clinicmedpro.com.

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5. Base de legitimación y consentimiento

El tratamiento de datos personales se realiza con base en una o varias de las siguientes condiciones:

• Consentimiento del titular al proporcionar sus datos mediante formularios, comunicaciones o uso del sitio.
• Relación precontractual o contractual con prospectos, clientes o usuarios.
• Cumplimiento de obligaciones legales, fiscales, administrativas o regulatorias.
• Interés legítimo para operar, proteger, mejorar y dar soporte a nuestros servicios.
• Instrucciones documentadas del cliente cuando CLINICMED PRO actúe como encargado, procesador o proveedor tecnológico.

En caso de que se requiera tratar datos personales sensibles o información de salud, el cliente responsable de dichos datos deberá contar con las bases legales, avisos, consentimientos, autorizaciones y controles necesarios frente a sus pacientes, usuarios o titulares correspondientes.

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6. Relación entre CLINICMED PRO y las clínicas usuarias

Las clínicas, consultorios, centros médicos o profesionales que contratan CLINICMED PRO son responsables de determinar qué datos ingresan a la plataforma, con qué finalidad los tratan, quiénes tienen acceso y durante cuánto tiempo los conservan, salvo que el contrato correspondiente establezca algo distinto.

En estos casos, CLINICMED PRO procesa la información conforme a las instrucciones del cliente, para prestar el servicio tecnológico contratado. CLINICMED PRO no decide de forma independiente el uso clínico, médico, administrativo o legal de los datos de pacientes ingresados por cada cliente.

Cada cliente es responsable de contar con sus propios avisos de privacidad, consentimientos, autorizaciones, políticas internas, controles de acceso y documentación legal aplicable a la prestación de sus servicios de salud.

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7. Transferencias y proveedores de servicio

CLINICMED PRO podrá compartir datos personales con terceros únicamente cuando sea necesario para cumplir las finalidades descritas en esta política, prestar el servicio, cumplir obligaciones legales o contar con proveedores tecnológicos especializados.

Podemos utilizar proveedores para:

• Alojamiento web, infraestructura, servidores y almacenamiento.
• Correo electrónico transaccional y comunicaciones.
• Herramientas de CRM, soporte, mensajería, formularios o automatización.
• Procesamiento de pagos y facturación.
• Analítica web, medición publicitaria y mejora de experiencia.
• Seguridad, monitoreo, copias de respaldo y prevención de incidentes.
• Servicios profesionales, contables, legales o administrativos.

Estos proveedores solo deberán tratar la información conforme a las finalidades autorizadas y bajo medidas razonables de confidencialidad y seguridad. Algunos proveedores pueden estar ubicados fuera del país del titular o del cliente, por lo que el uso de CLINICMED PRO puede implicar transferencias nacionales o internacionales de datos, conforme a la legislación aplicable y los contratos correspondientes.

Entre ellos: Microsoft Azure (infraestructura y almacenamiento), Twilio Inc. y Meta Platforms, Inc. (mensajería de WhatsApp) y Stripe (pagos).

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8. Recordatorios de citas por WhatsApp

Cuando una clínica activa el módulo de recordatorios por WhatsApp, CLINICMED PRO envía, en nombre de la clínica, mensajes de recordatorio de cita a sus pacientes y registra si el paciente confirma o cancela. En este servicio la clínica actúa como responsable de los datos de sus pacientes y Clinic Med Pro, LLC como encargado del tratamiento.

Datos que se tratan

Número de teléfono del paciente, nombre del paciente, nombre de la clínica, fecha y hora de la cita, el estado del recordatorio (enviado, entregado, confirmado, cancelado) y la respuesta del paciente al recordatorio. No se envía ni se almacena información clínica (diagnósticos, tratamientos ni expedientes) por este medio.

Finalidad

Exclusivamente recordar la cita y registrar la confirmación o cancelación. Estos datos no se usan con fines publicitarios ni de marketing, ni se venden a terceros.

Proveedores y transferencias internacionales

Los mensajes se envían a través de la plataforma WhatsApp Business de Meta Platforms, Inc., mediante nuestro proveedor de mensajería Twilio Inc., y los datos se almacenan en Microsoft Azure. Estos proveedores se encuentran en Estados Unidos, por lo que el servicio implica una transferencia internacional de datos para su prestación.

Conexión de la cuenta de WhatsApp de la clínica

Para activar el servicio, el administrador de la clínica conecta su cuenta de WhatsApp Business mediante el registro de Meta (Facebook Login para empresas). De ese proceso solo recibimos los identificadores técnicos de la cuenta de WhatsApp Business y del número de teléfono; no almacenamos datos del perfil personal de Facebook del administrador.

Conservación

Los datos de cada recordatorio se eliminan automáticamente 30 días después de la fecha de la cita. Si la clínica da de baja el servicio, sus datos de recordatorios se eliminan dentro de los 30 días siguientes.

Eliminación de datos y derechos

El paciente puede solicitar a su clínica, o directamente a privacidad@clinicmedpro.com, el acceso o la eliminación de sus datos de recordatorios; atenderemos la solicitud en un plazo máximo de 30 días. Para dejar de recibir recordatorios, el paciente puede pedírselo a su clínica. Consulte también la sección 12. Derechos de los titulares y eliminación de datos.

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9. Conservación de datos

Conservaremos los datos personales solo durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades descritas en esta política, atender solicitudes, mantener relaciones contractuales, resolver disputas, cumplir obligaciones legales o conservar evidencias administrativas, contables, fiscales o de seguridad.

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10. Seguridad de la información

CLINICMED PRO aplica medidas técnicas, administrativas y organizativas razonables para proteger los datos personales contra pérdida, uso indebido, acceso no autorizado, alteración, divulgación o destrucción.

Entre las medidas que podemos implementar se encuentran:

• Controles de acceso por usuario, rol o permiso.
• Uso de credenciales y mecanismos de autenticación.
• Cifrado o protección de comunicaciones cuando corresponda.
• Copias de respaldo y medidas de recuperación.
• Monitoreo técnico de seguridad y disponibilidad.
• Restricción de accesos administrativos.
• Registro de actividad o bitácoras cuando el sistema lo permita.
• Buenas prácticas de desarrollo, mantenimiento y actualización tecnológica.

Ningún sistema tecnológico puede garantizar seguridad absoluta. Por ello, los clientes y usuarios también deben proteger sus credenciales, asignar permisos adecuados, cerrar sesiones en equipos compartidos y notificar cualquier sospecha de acceso no autorizado.

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11. Cookies y tecnologías similares

El sitio web de CLINICMED PRO puede utilizar cookies, píxeles, etiquetas, scripts, almacenamiento local u otras tecnologías similares para mejorar la navegación, medir visitas, analizar comportamiento del sitio, recordar preferencias, mejorar campañas y proteger la seguridad del sitio.

Estas tecnologías pueden ser propias o de terceros, incluyendo herramientas de:

• Analítica web.
• Publicidad digital.
• Medición de conversiones.
• Seguridad y prevención de spam.
• Funcionamiento técnico del sitio.

El usuario puede configurar su navegador para bloquear, eliminar o restringir cookies. Sin embargo, algunas funciones del sitio podrían no operar correctamente si se deshabilitan ciertas cookies técnicas.

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12. Derechos de los titulares y eliminación de datos

De acuerdo con la legislación aplicable, el titular de los datos personales puede solicitar el ejercicio de sus derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición, así como revocar su consentimiento, limitar el uso de sus datos personales o solicitar información sobre el tratamiento de sus datos, cuando corresponda.

Para ejercer estos derechos, el titular puede enviar una solicitud a privacidad@clinicmedpro.com con la siguiente información:

• Nombre completo del titular.
• Correo electrónico o medio para recibir respuesta.
• Descripción clara del derecho que desea ejercer.
• Datos personales sobre los que solicita acceso, rectificación, cancelación u oposición.
• Documento o mecanismo razonable para acreditar identidad.
• En caso de representación, documento que acredite la representación legal.

Cuando la solicitud se refiera a datos de pacientes o usuarios gestionados por una clínica cliente dentro de la plataforma, CLINICMED PRO podrá canalizar la solicitud al cliente responsable correspondiente, ya que este determina las finalidades y condiciones del tratamiento de dichos datos.

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13. Menores de edad

CLINICMED PRO no dirige su sitio web ni sus formularios comerciales a menores de edad. No recopilamos intencionalmente datos personales de menores a través del formulario de contacto comercial.

En el contexto de uso de la plataforma por clínicas o profesionales de salud, pueden existir datos de pacientes menores de edad. En esos casos, la clínica o profesional responsable debe contar con las autorizaciones, consentimientos, avisos y bases legales que correspondan conforme a la normativa aplicable.

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14. Confidencialidad de información clínica

La información clínica, expedientes, notas, antecedentes, tratamientos, documentos médicos o cualquier dato relacionado con la salud de pacientes debe ser tratado con estricta confidencialidad por los clientes, usuarios autorizados y personal que tenga acceso a la plataforma.

CLINICMED PRO no accede al contenido clínico ingresado por los clientes salvo cuando sea necesario para prestar soporte técnico, resolver incidencias, cumplir obligaciones contractuales, atender solicitudes expresas del cliente o cuando exista una obligación legal aplicable.

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15. Responsabilidades del cliente

Cada cliente que utilice CLINICMED PRO se compromete a:

• Usar la plataforma conforme a la ley aplicable.
• Informar adecuadamente a sus pacientes, colaboradores y usuarios sobre el tratamiento de sus datos.
• Obtener los consentimientos necesarios, especialmente cuando se traten datos sensibles o información de salud.
• Asignar accesos solo a personal autorizado.
• Mantener actualizados los datos de sus usuarios y pacientes.
• Notificar incidentes o sospechas de acceso indebido.
• No cargar información ilícita, innecesaria o no autorizada.
• Definir sus propios plazos de conservación conforme a obligaciones clínicas, fiscales o legales.

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16. Comunicaciones comerciales

Si el usuario proporciona sus datos en formularios, reuniones, campañas, redes sociales, correos o eventos, CLINICMED PRO podrá enviarle comunicaciones relacionadas con sus servicios, contenidos educativos, información comercial, actualizaciones, invitaciones o seguimiento de ventas.

El usuario podrá solicitar dejar de recibir comunicaciones comerciales escribiendo a privacidad@clinicmedpro.com o utilizando los mecanismos de baja disponibles en los mensajes, cuando existan.

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17. Enlaces a sitios de terceros

El sitio web de CLINICMED PRO puede contener enlaces a sitios, plataformas o servicios de terceros. No somos responsables por las prácticas de privacidad, seguridad, contenido o funcionamiento de dichos sitios externos. Recomendamos revisar las políticas de privacidad correspondientes antes de proporcionar datos personales en plataformas de terceros.

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18. Cambios a esta Política de Privacidad

CLINICMED PRO podrá modificar esta Política de Privacidad para reflejar cambios legales, técnicos, comerciales, operativos o de servicio. Las modificaciones serán publicadas en esta misma página, indicando la fecha de última actualización.

Cuando los cambios sean sustanciales, CLINICMED PRO podrá comunicarlo mediante el sitio web, correo electrónico, notificación dentro de la plataforma o cualquier otro medio razonable.

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19. Legislación aplicable

Esta Política de Privacidad se interpretará conforme a la legislación de protección de datos personales aplicable según el país, domicilio del responsable, ubicación del titular, relación contractual y naturaleza del servicio prestado.

Clinic Med Pro, LLC tiene domicilio fiscal en Sugar Hill, Georgia, USA. Cuando sus servicios sean utilizados por clientes, usuarios o titulares ubicados en México, Nicaragua, Colombia, Estados Unidos u otros países, podrán aplicar obligaciones adicionales de privacidad, confidencialidad, seguridad, protección de datos personales, información de salud, conservación documental, atención clínica, comercio electrónico o protección al consumidor, según corresponda.

En caso de conflicto entre esta Política de Privacidad y un contrato escrito vigente entre CLINICMED PRO y un cliente, prevalecerán las disposiciones contractuales aplicables, siempre que no contradigan obligaciones legales obligatorias.

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